Les contrats c’est important!

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Je ne sais pas si vous êtes comme moi mais, j’ai une tendance incroyable à toujours faire confiance aux gens. Oui oui, vraiment confiance. Hen bien, vous serez sans surprise si je vous dis que je me suis fait avoir plus qu’une fois au moment où je prenais des commandes de gâteaux. On a tous déjà pris une commande sans demander un dépôt, sans écrire noir sur blanc exactement ce que le client voulait et ce, sans signature. Mais laissez-moi vous dire une chose, vaut mieux toujours assurer ses arrières plutôt que de regretter.

Pour commencer, cet article s’adresse aux gens qui font la vente de gâteaux (je parlerai de prix dans un prochain article). Normalement, nous ne faisons pas de contrat si c’est pour un petit gâteau d’anniversaire. Pour ma part, pour ce genre de commande, j’ai toujours écrit sur des feuilles, demandé un dépôt et puis voilà, c’est tout. Par contre, pour les plus grosses commandes (75 personnes et plus) ou les mariages, peu importe le nombre de portions alors là oui, je fais des contrats.

Les contrats vous serviront à trois choses;

  • Premièrement, garder tous les renseignements de votre commande, les détails du gâteau à réaliser, les adresse de livraisons, le montant total à payer, dépôt donné puis, les informations du client

  • Deuxièmement, pour vous assurer que le client ne rebroussera pas chemin à la dernière minute

  • Troisièmement, cela vous donne une garantie si le client veut changer certains détails à la toute dernière seconde. Selon le contrat, vous pouvez refuser et c’est dans vos droits.

Un contrat peut paraître formel et souvent, les gens ne prennent pas la peine de le faire soit par contrainte de temps, ou ils ne veulent pas déranger le client, sinon la fameuse peur de déplaire. Dites-vous qu’au contraire, de votre côté vous aurez une certaine garantie de loyauté et du côté du client, il sera satisfait de votre professionnalisme.

Quand dois-je en faire un?

Les contrats ce n’est pas obligatoire, mais ça vous protège. Si vous vendez des gâteaux, vous devez savoir que nous ne sommes pas des gens riches et fortunés. Non, nous travaillons à la sueur de notre front, nous aussi, pour réussir à joindre les deux bouts. Le contrat vous assure que si le dépôt est donné et que le client change d’idée, vous n’aurez pas perdu votre temps précieux puisque ce dépôt (moi c’est 50%) est non remboursable.

Il n’y a pas de moment obligatoire alors pour en faire un. Si vous trouvez qu’une commande semble un peu  » louche  », que vous n’aimez pas certains trucs, que le client est drôlement exigeant, que c’est une grosse commande, ou tout simplement, pour un mariage alors oui, faites en un.

Qu’est-ce qui est important de prendre en note?

Sur le contrat, vous aurez plusieurs choses très importantes. Plus bas dans cet article, je vous ai mis des images de mon contrat de base que j’ai adapté selon mes besoins, avec mes informations et mes normes.

1- Normalement, vous devrez toujours avoir, sur chacune des pages la signature du client. Cela prouvera que celui-ci a consenti à tout ce qui est écrit sur le contrat

2- Vous devez toujours avoir les renseignements du client avec un deuxième numéro de rappel, si possible. C’est à cet endroit que vous pourrez le rejoindre si vous avez des questions concernant la commande, le point de livraison au besoin, prendre rendez-vous quand le gâteau sera prêt etc.

3- N’oubliez pas de marquer le montant exact du dépôt donné puis le montant à payer au moment de la livraison.

4- Assurez-vous de marquer toutes les informations nécessaires sur le bon de commande. Les fleurs, ornements, décorations, saveurs des étages de gâteaux, motifs, couleurs, broderies etc. N’oubliez pas que souvent, plusieurs commandes peuvent être passées jusqu’à 1 an avant la date de l’évènement (pour les mariages, c’est de cette façon que je fonctionne). Je suis à peu près certaine qu’au moment de faire le gâteau, vous ne saurez sans doute plus exactement ce que le client voulait. Bon, si vous vous souvenez de tout, chapeau parce que moi, j’y arrive pas ah ah !

5- Ici, je fais toujours un dessin des étages du gâteau puis je marque quelle sera la saveur sur chacun des étages. C’est mon petit côté lunatique, je dois tout voir et bien imagé, autrement je me perds moi-même.

Les termes et conditions

1- Assurez-vous d’avoir bien écrit le pourcentage de dépôt à donner. Vous pouvez vous faire des contrats mariage, puis des contrats commandes  » autre  ». Ici pour les mariages, (souvent c’est beaucoup plus dispendieux) c’est 25% de dépôt puis, pour les autres évènements c’est 50%.

2- Indiquez quel est le temps maximal pour payer la balance de la commande. Pour ma part, j’ai mis 30 jours. Les derniers changements de la commande devraient normalement être finaux lorsque le dernier paiement de la commande sera versé.

3- Ajoutez tous les termes des livraisons (prix au km, ce que vous offrez, ou pas etc.)

4- Si vous voulez prendre des photos de votre gâteau, de la table à dessert fournie (etc.), indiquez que tous les droits vous sont accordés.

5- Si vous utilisez des produits qui pourraient être mis en contact soient par les arachides, gluten, produit laitier ou tout autre allergène, marquez-le sur le contrat. Cela vous évitera des plaintes inutiles si le client à oublier de vous en faire mention. C’est dommage, mais c’est au client de s’assurer qu’il commandera le gâteau au bon endroit.

Donc voilà, je vous laisse la copie de mes contrats. Vous pouvez reprendre des informations si vous le souhaitez, pour ma part j’ai utilisé le modèle d’une autre dame qui fait des gâteaux elle aussi. Ce n’est pas un contrat que j’ai conçu de mes mains, j’ai ajusté à mes besoins seulement (je ne pourrais plus dire de qui je l’ai obtenu malheureusement, cela fait au moins 5 ans).

Si vous avez des questions ou tout commentaires, n’hésitez pas à me les laisser au bas de cet article! 🙂

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Sabrina Potvin

Formatrice des Apprentis Décorateurs

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